So speichern Sie Berichte und automatisieren den E-Mail-Versand

Die Funktion Gespeicherte Berichte ermöglicht es Ihnen, Ihre bevorzugten Filter- und Spaltenkonfigurationen als Voreinstellungen zu speichern. Dies spart Ihnen Zeit, da Sie Ihre am häufigsten verwendeten Berichtansichten sofort neu laden können. Zusätzlich können Sie diese Berichte so planen, dass sie automatisch und regelmäßig an Sie oder andere Mitarbeiter per E-Mail versendet werden.

Hinweis: Diese Funktion gilt für alle Berichte auf der Seite Insights (Reporting).

1. Passen Sie Ihre Berichtansicht an

Bevor Sie einen Bericht speichern, müssen Sie die Daten genau so einrichten, wie Sie sie sehen möchten.

Navigieren Sie zur Registerkarte Insights im linken Menü.
Wählen Sie den spezifischen Berichttyp aus, den Sie anzeigen möchten (z. B. Gesamtbericht).
Legen Sie Filter fest: Klicken Sie auf die Schaltfläche Filter, um Parameter wie Datumsbereich (7, 30, 60 oder 90 Tage), Klasse oder Schülerstatus zu definieren. Klicken Sie auf Anwenden.
Wählen Sie Spalten: Klicken Sie auf die Schaltfläche Spalten, um die Tabelle anzupassen. Aktivieren oder deaktivieren Sie Kontrollkästchen, um spezifische Datenpunkte wie „Gesamtstudienzeit" oder „Gesamtpunktzahl für Aufgaben" anzuzeigen.

2. Speichern Sie die Konfiguration

Sobald Ihr Bericht korrekt aussieht, speichern Sie diese Ansicht zur späteren Verwendung.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Gespeicherte Berichte oben rechts in der Tabelle.
Wählen Sie + Aktuelle Filter speichern aus dem Menü.
Im Fenster „Aktuelle Berichtansicht speichern" geben Sie einen Berichtnamen ein (z. B. „Wöchentliche Fortschritte - Klasse A").

3. Planen Sie den automatisierten E-Mail-Versand (optional)

Sie können den Versand dieses Berichts automatisieren, damit er automatisch in Ihrem Postfach ankommt.

Aktivieren Sie im Fenster zum Speichern den Schalter für Für automatischen E-Mail-Versand planen.
Empfänger: Wählen Sie die Mitarbeiter aus, die diesen Bericht erhalten sollen, aus der Dropdown-Liste.
Häufigkeit: Wählen Sie, wie oft der Bericht versendet werden soll (Täglich, Wöchentlich, Monatlich oder Vierteljährlich).
Startdatum: Wählen Sie das Datum aus, an dem der erste Bericht versendet werden soll.
Versandzeit & Zeitzone: Legen Sie die genaue Zeit und Ihre lokale Zeitzone für den E-Mail-Erhalt fest.
Berichtszeitraum: Wählen Sie, wie weit zurück die Daten in jedem Bericht reichen sollten (z. B. Vorherige 7 Tage).
Format: Wählen Sie Ihr bevorzugtes Dateiformat (CSV oder Excel).

4. Fertigstellen und Zugreifen

Klicken Sie auf Speichern, um den Vorgang abzuschließen. Sie sehen eine Meldung „Bericht erfolgreich gespeichert".
Um später auf Ihre Voreinstellungen zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche Gespeicherte Berichte. Sie können den Ersteller, die Häufigkeit und den geplanten nächsten Lauf des automatisierten Berichts sehen.

Wichtige Hinweise zu Planung und Daten

Logik für täglichen Versand: Der Bericht wird am selben Tag ausgeführt, wenn die ausgewählte Zeit noch nicht vergangen ist; andernfalls wird er am nächsten Tag ausgeführt.
Wöchentlich/Monatlich/Vierteljährlich: Wöchentliche Berichte werden am Sonntag ausgeführt. Monatliche Berichte werden am letzten Tag des Monats ausgeführt. Vierteljährliche Berichte werden am letzten Tag jedes Quartals ausgeführt (31. März, 30. Juni, 30. September, 31. Dezember).
Datenverzögerung: Berichtdaten können um bis zu 24 Stunden verzögert sein, da sie aus unserem Data Warehouse abgerufen werden und nicht in Echtzeit vorliegen.
Verarbeitungszeit: Die Zeit „Nächste Ausführung um" ist der Zeitpunkt, an dem der Server mit dem Abrufen der Daten beginnt. Empfänger können abhängig von der Dateigröße eine Verzögerung von einigen Minuten feststellen.