如何保存自訂報告並排程自動化電子郵件

已保存的報告功能允許您將首選的篩選條件和欄位配置保存為預設值。這可以節省您的時間，讓您瞬間重新加載最常用的報告檢視。此外，這些已保存的配置在整個組織中共享。這表示任何管理員都可以訪問這些設置，無需重新構建，讓您的團隊花更少的時間配置報告，將更多時間用於訪問有價值的數據。

您也可以排程這些報告，以定期自動發送電子郵件給您或其他員工，無需登入 ELSA Business 平台就可以輕鬆訪問季度商務評審 (QBR) 或月度檢查的數據。

注意：此功能適用於 Insights (報告) 頁面內的所有報告。

1. 自訂您的報告檢視

在保存報告之前，您必須精確設置您想要查看數據的方式。

導航至左側功能表上的 Insights 標籤，並選擇您想要查看的特定報告類型（例如，整體報告）。
設置篩選條件： 點擊 Filter 按鈕以定義參數，例如日期範圍（例如，7、30、60 或 90 天）、Team 或 Learner Status。點擊應用。
選擇欄位： 點擊 Columns 按鈕以自訂表格。勾選或取消勾選方塊以顯示特定的數據點，例如「總學習時間」或「整體任務評分」。

2. 保存配置

報告外觀正確後，保存此檢視供日後使用。點擊表格右上角的 Saved Reports 按鈕。從功能表中選擇 + Save Current Filters。

3. 排程自動化電子郵件傳遞（選用）

您可以自動化報告傳遞，讓報告自動送達您的收件箱。在保存視窗中，打開 Schedule for automatic email delivery 的開關。

配置以下設置：

Recipients： 從下拉列表中選擇應該接收此報告的員工。
Frequency： 選擇報告應該發送的頻率（每日、每週、每月或每季度）。
Starting Date： 選擇您希望首次報告傳遞的日期。
Delivery Time & Timezone： 設置電子郵件到達的具體時間和您的本地時區。注意：系統現在提供一個用戶介面，根據您選擇的時區提供建議的傳遞時間，以幫助您避免提取不完整的數據。
Reporting Period： 選擇每份報告應涵蓋多久前的數據。您可以選擇動態週期，例如上一個日曆週、月或季度（完整涵蓋整個日曆時期），或選擇自訂天數。
Format： 選擇您偏好的檔案格式（CSV 或 Excel）。

4. 完成和訪問 點擊 Save 以完成流程。您將看到「報告已成功保存」的訊息。要稍後訪問您的預設值，點擊 Saved Reports 按鈕。改進後的表格將顯示報告名稱、建立者、上次編輯日期、頻率和下一次發送時間。

從操作按鈕，您可以 Stop 排程、Clone、Copy URL、View Details/Edit 或 Delete 不再相關的報告。

關於排程和數據的重要注意事項

每日傳遞的邏輯： 如果所選時間尚未過去，報告將在同一天運行；否則，在隔天運行。
範例： 在 13:00 GMT+7，如果您排程傳遞時間為 18:00 GMT+7 的報告，報告將在今天發送。如果您排程傳遞時間為 10:00 GMT+7 的報告，報告將在明天發送。
每週/每月/每季度： 每週報告在星期日運行。每月報告在該月的最後一天運行。季度報告在每季度的最後一天運行（3月31日、6月30日、9月30日、12月31日）。
數據延遲和不完整數據警告： 報告數據可能會延遲長達 24 小時，因為它是從我們的數據倉庫提取的。如果您要求的報告週期包括前一天，且您的傳遞時間在每日數據重新整理批次完成之前，用戶介面將顯示警告，您最後一天的數據可能顯示不完整。強烈建議在一天的稍後時間安排報告（例如下午 7 點而不是下午 3 點），以確保所有數據已完全重新整理。
處理時間： 「Next Run At」時間表示伺服器開始提取數據的時間。收件人可能會看到延遲幾分鐘的情況，具體取決於檔案大小。