Cómo Guardar Informes Personalizados y Programar Correos Electrónicos Automatizados

La función Informes Guardados te permite guardar tus configuraciones preferidas de filtros y columnas como presets. Esto te ahorra tiempo al permitirte recargar instantáneamente tus vistas de informe más utilizadas. Además, estas configuraciones guardadas se comparten en toda tu organización. Esto significa que cualquier administrador puede acceder a las configuraciones sin necesidad de reconstruirlas, lo que permite que tu equipo dedique menos tiempo a configurar informes y más tiempo a acceder a datos valiosos.

También puedes programar estos informes para que se envíen automáticamente por correo electrónico a ti o a otros miembros del personal de forma recurrente, lo que facilita el acceso a datos para Revisiones de Negocios Trimestrales (QBRs) o controles mensuales sin siquiera iniciar sesión en la plataforma ELSA Business.

Nota: Esta función se aplica a todos los informes dentro de la página de Insights (Reporting).

1. Personaliza tu Vista de Informe

Antes de guardar un informe, debes configurar los datos exactamente como deseas verlos.

Navega a la pestaña Insights en el menú de la izquierda y selecciona el tipo de informe específico que deseas ver (p. ej., Informe General).
Establece Filtros: Haz clic en el botón Filtro para definir parámetros como Rango de Fechas (p. ej., 7, 30, 60 o 90 días), Equipo o Estado del Alumno. Haz clic en Aplicar.
Elige Columnas: Haz clic en el botón Columnas para personalizar la tabla. Marca o desmarca las casillas para mostrar puntos de datos específicos como "Tiempo Total de Estudio" o "Puntuación General de Tareas".

2. Guarda la Configuración

Una vez que tu informe se vea correcto, guarda esta vista para uso futuro.
Haz clic en el botón Informes Guardados en la esquina superior derecha de la tabla.
Selecciona + Guardar Filtros Actuales del menú.

En la ventana "Guardar Vista de Informe Actual", ingresa un Nombre de Informe descriptivo (p. ej., "Progreso Semanal - Equipo A").

3. Programa la Entrega de Correo Electrónico Automatizado (Opcional)

Puedes automatizar la entrega de este informe para que llegue a tu bandeja de entrada automáticamente. En la ventana de guardado, activa el interruptor para Programar para entrega automática por correo electrónico.

Configura los siguientes ajustes:

Destinatarios: Selecciona los miembros del personal que deben recibir este informe de la lista desplegable.
Frecuencia: Elige con qué frecuencia se debe enviar el informe (Diario, Semanal, Mensual o Trimestral).
Fecha de Inicio: Selecciona la fecha en la que deseas que se entregue el primer informe.
Hora de Entrega y Zona Horaria: Establece la hora específica y tu zona horaria local para la llegada del correo electrónico. Nota: El sistema ahora proporciona una interfaz de usuario con una hora de entrega recomendada basada en tu zona horaria seleccionada para ayudarte a evitar extraer datos incompletos.
Período de Informe: Elige qué tan atrás deben remontarse los datos en cada informe. Puedes seleccionar períodos dinámicos como la semana, mes o trimestre anterior (que cubre completamente el período de calendario completo), o elegir días personalizados.
Formato: Selecciona tu formato de archivo preferido (CSV o Excel).

4. Finaliza y Accede
Haz clic en Guardar para completar el proceso. Verás un mensaje "Informe guardado exitosamente".
Para acceder a tus presets más adelante, haz clic en el botón Informes Guardados. La tabla mejorada mostrará el nombre del informe, creador, fecha de última edición, frecuencia y hora del próximo envío.

Desde los botones de acción, puedes Detener un cronograma, Clonar, Copiar URL, Ver Detalles/Editar o Eliminar informes que ya no sean relevantes.

Notas Importantes sobre Programación y Datos

Lógica de Entrega Diaria: El informe se ejecuta el mismo día si la hora seleccionada no ha pasado; de lo contrario, se ejecuta al día siguiente.
Ejemplo: A las 13:00 GMT+7, si programas un informe con la hora de entrega 18:00 GMT+7, el informe se enviará hoy. Si programas un informe con la hora de entrega 10:00 GMT+7, el informe se enviará mañana.
Semanal/Mensual/Trimestral: Los informes semanales se ejecutan los domingos. Los informes mensuales se ejecutan el último día del mes. Los informes trimestrales se ejecutan el último día de cada trimestre (31 de marzo, 30 de junio, 30 de septiembre, 31 de diciembre).
Latencia de Datos y Advertencias de Datos Incompletos: Los datos del informe pueden retrasarse hasta 24 horas ya que se extraen de nuestro almacén de datos. Si tu período de informe solicitado incluye el día anterior, y tu hora de entrega cae antes de que se complete el lote de actualización diaria de datos, la interfaz de usuario mostrará una advertencia de que tu último día de datos puede mostrar datos incompletos. Se recomienda encarecidamente programar informes más tarde en el día (p. ej., 7 PM en lugar de 3 PM) para asegurar que todos los datos se hayan actualizado completamente.
Tiempo de Procesamiento: La hora "Próxima Ejecución" indica cuándo el servidor comienza a extraer los datos. Los destinatarios pueden experimentar un retraso de algunos minutos dependiendo del tamaño del archivo.