Benutzerdefinierte Berichte speichern und automatisierte E-Mails planen

Die Funktion Gespeicherte Berichte ermöglicht es Ihnen, Ihre bevorzugten Filter- und Spaltenkonfigurationen als Voreinstellungen zu speichern. Dies spart Ihnen Zeit, da Sie Ihre am häufigsten verwendeten Berichtsansichten sofort neu laden können. Darüber hinaus werden diese gespeicherten Konfigurationen in Ihrer gesamten Organisation gemeinsam genutzt. Das bedeutet, dass jeder Administrator die Setups aufrufen kann, ohne sie neu erstellen zu müssen. Auf diese Weise kann Ihr Team weniger Zeit mit der Konfiguration von Berichten verbringen und mehr Zeit mit dem Zugriff auf wertvolle Daten.

Sie können diese Berichte auch automatisch an Sie oder andere Mitarbeiter in regelmäßigen Abständen per E-Mail versenden lassen. Dies macht es einfach, Daten für vierteljährliche Geschäftsbesprechungen (QBRs) oder monatliche Check-ins zuzugreifen, ohne sich auch nur auf der ELSA Business-Plattform anzumelden.

Hinweis: Diese Funktion gilt für alle Berichte auf der Seite Insights (Reporting).

1. Passen Sie Ihre Berichtsansicht an

Bevor Sie einen Bericht speichern, müssen Sie die Daten genau so einrichten, wie Sie sie sehen möchten.

Navigieren Sie zum Tab Insights im linken Menü und wählen Sie den gewünschten Berichtstyp aus (z. B. Gesamtbericht).
Legen Sie Filter fest: Klicken Sie auf die Schaltfläche Filter, um Parameter wie Datumsbereich (z. B. 7, 30, 60 oder 90 Tage), Team oder Lernstatus festzulegen. Klicken Sie auf Anwenden.
Wählen Sie Spalten aus: Klicken Sie auf die Schaltfläche Spalten, um die Tabelle anzupassen. Aktivieren oder deaktivieren Sie Kontrollkästchen, um bestimmte Datenpunkte wie „Gesamtstudienzeit" oder „Gesamtpunktzahl der Aufgabe" anzuzeigen.

2. Konfiguration speichern

Sobald Ihr Bericht richtig aussieht, speichern Sie diese Ansicht zur späteren Verwendung.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Gespeicherte Berichte oben rechts in der Tabelle.
Wählen Sie + Aktuelle Filter speichern aus dem Menü.

Geben Sie im Fenster „Aktuelle Berichtsansicht speichern" einen aussagekräftigen Berichtsnamen ein (z. B. „Wöchentlicher Fortschritt - Team A").

3. Automatisierte E-Mail-Zustellung planen (Optional)

Sie können die Zustellung dieses Berichts automatisieren, damit er automatisch in Ihrem Posteingang ankommt. Aktivieren Sie im Speicherfenster den Schalter Für automatischen E-Mail-Versand planen.

Konfigurieren Sie die folgenden Einstellungen:

Empfänger: Wählen Sie aus der Dropdown-Liste die Mitarbeiter aus, die diesen Bericht erhalten sollen.
Häufigkeit: Wählen Sie aus, wie oft der Bericht versendet werden soll (täglich, wöchentlich, monatlich oder vierteljährlich).
Startdatum: Wählen Sie das Datum aus, an dem der erste Bericht zugestellt werden soll.
Zustellungszeit und Zeitzone: Legen Sie die genaue Zeit und Ihre lokale Zeitzone für die E-Mail-Zustellung fest. Hinweis: Das System bietet jetzt eine Benutzeroberfläche mit einer empfohlenen Zustellungszeit basierend auf Ihrer ausgewählten Zeitzone, um Ihnen zu helfen, das Abrufen unvollständiger Daten zu vermeiden.
Berichtszeitraum: Wählen Sie aus, wie weit zurück die Daten in jedem Bericht gehen sollen. Sie können dynamische Zeiträume wie die vorherige Kalenderwoche, den vorherigen Monat oder das vorherige Quartal wählen (die den gesamten Kalenderzeitraum abdecken), oder wählen Sie benutzerdefinierte Tage.
Format: Wählen Sie Ihr bevorzugtes Dateiformat (CSV oder Excel).

4. Beenden und Zugriff
Klicken Sie auf Speichern, um den Vorgang abzuschließen. Sie sehen eine Meldung „Bericht erfolgreich gespeichert".
Um später auf Ihre Voreinstellungen zuzugreifen, klicken Sie auf die Schaltfläche Gespeicherte Berichte. Die neu verbesserte Tabelle zeigt den Berichtsnamen, den Ersteller, das letzte Bearbeitungsdatum, die Häufigkeit und die nächste Versendungszeit an.

Aus den Aktionsschaltflächen können Sie einen Zeitplan beenden, Berichte klonen, die URL kopieren, Details anzeigen/bearbeiten oder nicht mehr relevante Berichte löschen.

Wichtige Hinweise zur Planung und zu Daten

Logik für tägliche Zustellung: Der Bericht wird am selben Tag ausgeführt, wenn die ausgewählte Zeit noch nicht vorüber ist; ansonsten wird er am nächsten Tag ausgeführt.
Beispiel: Um 13:00 GMT+7 gilt: Wenn Sie einen Bericht mit der Zustellungszeit 18:00 GMT+7 planen, wird der Bericht heute versendet. Wenn Sie einen Bericht mit der Zustellungszeit 10:00 GMT+7 planen, wird der Bericht morgen versendet.
Wöchentlich/Monatlich/Vierteljährlich: Wöchentliche Berichte werden sonntags ausgeführt. Monatliche Berichte werden am letzten Tag des Monats ausgeführt. Vierteljährliche Berichte werden am letzten Tag jedes Quartals ausgeführt (31. März, 30. Juni, 30. September, 31. Dezember).
Datenverzögerung und Warnungen zu unvollständigen Daten: Berichtsdaten können um bis zu 24 Stunden verzögert werden, da sie aus unserem Data Warehouse abgerufen werden. Wenn Ihr angeforderten Berichtszeitraum den vorherigen Tag umfasst und Ihre Zustellungszeit vor Abschluss des täglichen Datenaktualisierungs-Batch liegt, zeigt die Benutzeroberfläche eine Warnung an, dass Ihre letzten Datentage möglicherweise unvollständige Daten aufweisen. Es wird dringend empfohlen, Berichte später am Tag (z. B. 19:00 Uhr statt 15:00 Uhr) zu planen, um sicherzustellen, dass alle Daten vollständig aktualisiert wurden.
Verarbeitungszeit: Die Zeit „Nächste Ausführung um" zeigt an, wann der Server mit dem Abrufen der Daten beginnt. Abhängig von der Dateigröße können Empfänger eine Verzögerung von wenigen Minuten feststellen.