วิธีการบันทึกรายงานที่กำหนดเองและกำหนดการส่งอีเมลแบบอัตโนมัติ

ฟีเจอร์ Saved Reports ช่วยให้คุณบันทึกการกำหนดค่าตัวกรองและคอลัมน์ที่ต้องการเป็นพรีเซ็ต วิธีนี้ช่วยประหยัดเวลาโดยให้คุณโหลดมุมมองรายงานที่ใช้บ่อยที่สุดได้ทันที นอกจากนี้ การกำหนดค่าที่บันทึกไว้เหล่านี้จะแชร์ไปทั่วองค์กรของคุณ ซึ่งหมายความว่าผู้ดูแลระบบคนใดก็ตามสามารถเข้าถึงการตั้งค่าได้โดยไม่ต้องสร้างใหม่ ช่วยให้ทีมของคุณใช้เวลาน้อยลงในการกำหนดค่ารายงานและเพิ่มเติมเวลาในการเข้าถึงข้อมูลที่มีคุณค่า

คุณยังสามารถกำหนดการส่งรายงานเหล่านี้ให้คุณหรือสมาชิกในทีมอื่นๆ ผ่านอีเมลแบบอัตโนมัติเป็นประจำ ซึ่งช่วยให้เข้าถึงข้อมูลสำหรับการตรวจสอบธุรกิจประจำไตรมาส (QBRs) หรือการตรวจสอบรายเดือนได้ง่ายโดยไม่ต้องเข้าสู่ระบบแพลตฟอร์ม ELSA Business

หมายเหตุ: ฟีเจอร์นี้ใช้ได้กับ รายงานทั้งหมด ในหน้า Insights (Reporting)

1. ปรับแต่งมุมมองรายงานของคุณ

ก่อนบันทึกรายงาน คุณต้องตั้งค่าข้อมูลให้เป็นไปตามที่คุณต้องการ

• นำทางไปที่แท็บ Insights บนเมนูทางด้านซ้าย และเลือกประเภทรายงานที่คุณต้องการดู (เช่น Overall Report)

• ตั้งค่าตัวกรอง: คลิกปุ่ม Filter เพื่อกำหนดพารามิเตอร์ เช่น Date Range (เช่น 7, 30, 60 หรือ 90 วัน) Team หรือ Learner Status จากนั้นคลิก Apply

• เลือกคอลัมน์: คลิกปุ่ม Columns เพื่อปรับแต่งตาราง ทำเครื่องหมายหรือยกเลิกเครื่องหมายช่องให้แสดงจุดข้อมูลเฉพาะ เช่น "Total Study Time" หรือ "Overall Assignment Score"

2. บันทึกการกำหนดค่า

เมื่อรายงานของคุณดูถูกต้อง ให้บันทึกมุมมองนี้เพื่อใช้ในอนาคต

คลิกปุ่ม Saved Reports ที่มุมบนขวาของตาราง

เลือก + Save Current Filters จากเมนู

• ในหน้าต่าง "Save Current Report View" ให้ป้อนชื่อรายงานที่อธิบายได้ (เช่น "Weekly Progress - Team A")

3. กำหนดการส่งอีเมลแบบอัตโนมัติ (ทางเลือก)

คุณสามารถระบบอัตโนมัติการส่งรายงานนี้เพื่อให้มาถึงกล่องขาเข้าของคุณโดยอัตโนมัติ ในหน้าต่างบันทึก ให้เปิดสวิตช์สำหรับ Schedule for automatic email delivery

กำหนดการตั้งค่าต่อไปนี้:

• Recipients: เลือกสมาชิกในทีมที่ควรได้รับรายงานนี้จากรายการดรอปดาวน์

• Frequency: เลือกความถี่ในการส่งรายงาน (รายวัน, รายสัปดาห์, รายเดือน หรือรายไตรมาส)

• Starting Date: เลือกวันที่คุณต้องการให้รายงานฉบับแรกถูกส่งมา

• Delivery Time & Timezone: ตั้งค่าเวลาเฉพาะและโซนเวลาเฉพาะของคุณสำหรับการมาถึงของอีเมล หมายเหตุ: ระบบนี้ให้ UI พร้อมเวลาส่งที่แนะนำตามโซนเวลาที่คุณเลือกเพื่อช่วยคุณหลีกเลี่ยงการดึงข้อมูลที่ไม่สมบูรณ์

• Reporting Period: เลือกว่าข้อมูลในแต่ละรายงานควรย้อนกลับไปไกลแค่ไหน คุณสามารถเลือกช่วงเวลาที่เปลี่ยนแปลงได้ เช่น สัปดาห์ปฏิทิน เดือน หรือไตรมาสที่ผ่านมา (ซึ่งครอบคลุมช่วงเวลาปฏิทินแบบเต็ม) หรือเลือก วันที่กำหนดเอง

• Format: เลือกรูปแบบไฟล์ที่ต้องการ (CSV หรือ Excel)

4. เสร็จสิ้นและเข้าถึง

คลิก Save เพื่อเสร็จสิ้นกระบวนการ คุณจะเห็นข้อความ "Report saved successfully"

เมื่อต้องการเข้าถึงพรีเซ็ตของคุณในภายหลัง ให้คลิกปุ่ม Saved Reports ตารางที่ปรับปรุงแล้วจะแสดงชื่อรายงาน ผู้สร้าง วันที่แก้ไขครั้งสุดท้าย ความถี่ และเวลาส่งครั้งต่อไป

• จากปุ่มการดำเนินการ คุณสามารถ Stop ตารางเวลา Clone Copy URL View Details/Edit หรือ Delete รายงานที่ไม่เกี่ยวข้องอีกต่อไป

หมายเหตุสำคัญเกี่ยวกับการกำหนดการและข้อมูล

• ตรรกะสำหรับการส่งรายวัน: รายงานจะทำงานในวันเดียวกันหากเวลาที่เลือกยังไม่ผ่านไป มิฉะนั้นจะทำงานในวันถัดไป

• ตัวอย่าง: ที่เวลา 13:00 GMT+7 หากคุณกำหนดการรายงานพร้อมเวลาส่ง 18:00 GMT+7 รายงานจะถูกส่งวันนี้ หากคุณกำหนดการรายงานพร้อมเวลาส่ง 10:00 GMT+7 รายงานจะถูกส่งพรุ่งนี้

• รายสัปดาห์/รายเดือน/รายไตรมาส: รายงานรายสัปดาห์ทำงานในวันอาทิตย์ รายงานรายเดือนทำงานในวันสุดท้ายของเดือน รายงานรายไตรมาสทำงานในวันสุดท้ายของแต่ละไตรมาส (31 มีนาคม 30 มิถุนายน 30 กันยายน 31 ธันวาคม)

• ความล่าช้าของข้อมูลและการเตือนข้อมูลที่ไม่สมบูรณ์: ข้อมูลรายงานอาจล่าช้าได้ถึง 24 ชั่วโมงเนื่องจากมีการดึงจากคลังข้อมูลของเรา หากช่วงเวลาการรายงานที่คุณขอรวมถึงวันก่อนหน้า และเวลาส่งของคุณอยู่ก่อนที่งานล้างข้อมูลรายวันจะเสร็จสิ้น UI จะแสดงการเตือนว่าวันสุดท้ายของข้อมูลของคุณอาจแสดงข้อมูลที่ไม่สมบูรณ์ ขอแนะนำให้กำหนดการรายงานในเวลาที่ดีขึ้น (เช่น เวลา 19:00 แทนที่จะเป็น 15:00) เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลทั้งหมดได้รีเฟรชแล้ว

• เวลาประมวลผล: เวลา "Next Run At" ระบุเมื่อเซิร์ฟเวอร์เริ่มดึงข้อมูล ผู้รับอาจเห็นความล่าช้าสักสองสามนาทีขึ้นอยู่กับขนาดไฟล์