Cách Lưu Báo Cáo Tùy Chỉnh & Lên Lịch Gửi Email Tự Động

Tính năng Báo Cáo Đã Lưu cho phép bạn lưu các cấu hình bộ lọc và cột ưa thích của mình dưới dạng các preset. Điều này giúp tiết kiệm thời gian bằng cách cho phép bạn tải lại ngay lập tức các chế độ xem báo cáo được sử dụng thường xuyên nhất. Ngoài ra, các cấu hình đã lưu này được chia sẻ trên toàn bộ tổ chức của bạn. Điều này có nghĩa là bất kỳ quản trị viên nào cũng có thể truy cập các thiết lập mà không cần phải xây dựng lại, cho phép nhóm của bạn dành ít thời gian hơn để định cấu hình báo cáo và nhiều thời gian hơn để truy cập dữ liệu có giá trị.

Bạn cũng có thể lên lịch những báo cáo này để tự động gửi email cho bạn hoặc các thành viên nhân viên khác theo cơ sở định kỳ, giúp dễ dàng truy cập dữ liệu cho các Đánh giá Kinh doanh Hàng quý (QBR) hoặc kiểm tra hàng tháng mà không cần phải đăng nhập vào nền tảng ELSA Business.

Lưu ý: Tính năng này áp dụng cho tất cả báo cáo trong trang Insights (Reporting).

1. Tùy Chỉnh Chế Độ Xem Báo Cáo của Bạn

Trước khi lưu một báo cáo, bạn phải thiết lập dữ liệu chính xác như bạn muốn xem.

Điều hướng đến tab Insights trên menu bên trái và chọn loại báo cáo cụ thể mà bạn muốn xem (ví dụ: Báo Cáo Tổng Quát).
Đặt Bộ Lọc: Nhấp vào nút Filter để xác định các tham số như Date Range (ví dụ: 7, 30, 60 hoặc 90 ngày), Team, hoặc Learner Status. Nhấp vào Apply.
Chọn Cột: Nhấp vào nút Columns để tùy chỉnh bảng. Chọn hoặc bỏ chọn các ô để hiển thị các điểm dữ liệu cụ thể như "Total Study Time" hoặc "Overall Assignment Score".

2. Lưu Cấu Hình

Khi báo cáo của bạn trông tốt, hãy lưu chế độ xem này để sử dụng trong tương lai. Nhấp vào nút Saved Reports ở góc trên bên phải của bảng. Chọn + Save Current Filters từ menu.

Trong cửa sổ "Save Current Report View", nhập một Report Name mô tả (ví dụ: "Weekly Progress - Team A").

3. Lên Lịch Gửi Email Tự Động (Tùy Chọn)

Bạn có thể tự động hóa việc gửi báo cáo này để nó đến hộp thư đến của bạn tự động. Trong cửa sổ lưu, bật công tắc cho Schedule for automatic email delivery.

Định cấu hình các cài đặt sau:

Recipients: Chọn các thành viên nhân viên nên nhận báo cáo này từ danh sách thả xuống.
Frequency: Chọn tần suất gửi báo cáo (Daily, Weekly, Monthly, hoặc Quarterly).
Starting Date: Chọn ngày bạn muốn báo cáo đầu tiên được gửi.
Delivery Time & Timezone: Đặt thời gian cụ thể và múi giờ địa phương của bạn để email đến. Lưu ý: Hệ thống giờ đây cung cấp giao diện người dùng với thời gian gửi được đề xuất dựa trên múi giờ được chọn của bạn để giúp bạn tránh kéo dữ liệu không đầy đủ.
Reporting Period: Chọn dữ liệu trong báo cáo nên bao gồm bao lâu. Bạn có thể chọn các khoảng thời gian động như tuần trước, tháng trước hoặc quý trước (bao gồm toàn bộ khoảng thời gian lịch), hoặc chọn custom days.
Format: Chọn định dạng tệp ưa thích của bạn (CSV hoặc Excel).

4. Hoàn Thành và Truy Cập Nhấp vào Save để hoàn tất quy trình. Bạn sẽ thấy thông báo "Report saved successfully". Để truy cập các preset của bạn sau này, nhấp vào nút Saved Reports. Bảng được cải tiến mới sẽ hiển thị tên báo cáo, người tạo, ngày chỉnh sửa lần cuối, tần suất và thời gian gửi tiếp theo.

Từ các nút hành động, bạn có thể Stop lịch, Clone, Copy URL, View Details/Edit, hoặc Delete các báo cáo không còn phù hợp.

Lưu Ý Quan Trọng về Lên Lịch & Dữ Liệu

Logic cho Gửi Hàng Ngày: Báo cáo chạy cùng ngày nếu thời gian được chọn chưa qua; nếu không, nó sẽ chạy vào ngày hôm sau.
Ví dụ: Lúc 13:00 GMT+7, nếu bạn lên lịch báo cáo với thời gian gửi 18:00 GMT+7, báo cáo sẽ được gửi hôm nay. Nếu bạn lên lịch báo cáo với thời gian gửi 10:00 GMT+7, báo cáo sẽ được gửi vào ngày mai.
Weekly/Monthly/Quarterly: Báo cáo hàng tuần chạy vào Chủ Nhật. Báo cáo hàng tháng chạy vào ngày cuối cùng của tháng. Báo cáo hàng quý chạy vào ngày cuối cùng của mỗi quý (31 tháng 3, 30 tháng 6, 30 tháng 9, 31 tháng 12).
Độ Trễ Dữ Liệu & Cảnh Báo Dữ Liệu Không Đầy Đủ: Dữ liệu báo cáo có thể bị trễ lên tới 24 giờ vì nó được tìm nạp từ kho dữ liệu của chúng tôi. Nếu khoảng thời gian báo cáo được yêu cầu của bạn bao gồm ngày hôm trước và thời gian gửi của bạn rơi trước khi quá trình làm mới dữ liệu hàng ngày được hoàn tất, giao diện người dùng sẽ hiển thị cảnh báo rằng ngày cuối cùng của dữ liệu của bạn có thể hiển thị dữ liệu không đầy đủ. Rất được khuyến khích lên lịch báo cáo muộn hơn trong ngày (ví dụ: 19:00 thay vì 15:00) để đảm bảo tất cả dữ liệu đã được làm mới hoàn toàn.
Thời Gian Xử Lý: Thời gian "Next Run At" chỉ ra khi máy chủ bắt đầu tìm nạp dữ liệu. Người nhận có thể thấy độ trễ vài phút tùy thuộc vào kích thước tệp.