Cách Lưu Báo Cáo & Tự Động Hóa Gửi Email

Tính năng Báo Cáo Đã Lưu cho phép bạn lưu các cấu hình bộ lọc và cột ưa thích của mình dưới dạng các cài đặt sẵn. Điều này giúp tiết kiệm thời gian của bạn bằng cách cho phép bạn tải lại ngay các chế độ xem báo cáo được sử dụng thường xuyên nhất. Ngoài ra, bạn có thể lên lịch các báo cáo này được gửi qua email tự động cho bạn hoặc các thành viên nhân viên khác theo định kỳ.

Lưu ý: Tính năng này áp dụng cho tất cả các báo cáo trong trang Insights (Báo Cáo).

1. Tùy Chỉnh Chế Độ Xem Báo Cáo Của Bạn

Trước khi lưu báo cáo, bạn phải thiết lập dữ liệu chính xác theo cách bạn muốn xem.

Điều hướng đến tab Insights trên menu bên trái.
Chọn loại báo cáo cụ thể mà bạn muốn xem (ví dụ: Overall Report).
Đặt Bộ Lọc: Nhấp vào nút Filter để xác định các tham số như Phạm Vi Ngày (7, 30, 60 hoặc 90 ngày), Lớp học hoặc Trạng Thái Sinh Viên. Nhấp vào Apply.
Chọn Cột: Nhấp vào nút Columns để tùy chỉnh bảng. Đánh dấu hoặc bỏ đánh dấu các hộp để hiển thị các điểm dữ liệu cụ thể như "Total Study Time" hoặc "Overall Assignment Score".

2. Lưu Cấu Hình

Khi báo cáo của bạn trông đúng, hãy lưu chế độ xem này để sử dụng sau này.

Nhấp vào nút Saved Reports ở phía trên bên phải của bảng.
Chọn + Save Current Filters từ menu.
Trong cửa sổ "Save Current Report View", nhập Report Name (ví dụ: "Weekly Progress - Class A").

3. Lên Lịch Gửi Email Tự Động (Tùy Chọn)

Bạn có thể tự động hóa việc gửi báo cáo này để nó đến hộp thư của bạn tự động.

Trong cửa sổ lưu, bật công tắc cho Schedule for automatic email delivery.
Recipients: Chọn các thành viên nhân viên sẽ nhận báo cáo này từ danh sách thả xuống.
Frequency: Chọn tần suất gửi báo cáo (Daily, Weekly, Monthly, hoặc Quarterly).
Starting Date: Chọn ngày bạn muốn báo cáo đầu tiên được gửi.
Delivery Time & Timezone: Đặt thời gian cụ thể và múi giờ địa phương của bạn để email đến.
Reporting Period: Chọn bao xa dữ liệu trong mỗi báo cáo nên bao quát (ví dụ: Previous 7 days).
Format: Chọn định dạng tệp ưa thích của bạn (CSV hoặc Excel).

4. Hoàn Thành và Truy Cập

Nhấp vào Save để hoàn tất quá trình. Bạn sẽ nhận được thông báo "Report saved successfully".
Để truy cập các cài đặt sẵn của bạn sau này, nhấp vào nút Saved Reports. Bạn có thể xem người tạo, tần suất và thời điểm báo cáo tự động tiếp theo dự kiến chạy.

Ghi Chú Quan Trọng về Lên Lịch & Dữ Liệu

Logic cho Gửi Hàng Ngày: Báo cáo chạy cùng ngày nếu thời gian được chọn chưa qua; nếu không, nó sẽ chạy vào ngày hôm sau.
Hàng Tuần/Hàng Tháng/Hàng Quý: Báo cáo hàng tuần chạy vào Chủ Nhật. Báo cáo hàng tháng chạy vào ngày cuối cùng của tháng. Báo cáo hàng quý chạy vào ngày cuối cùng của mỗi quý (31 tháng 3, 30 tháng 6, 30 tháng 9, 31 tháng 12).
Độ Trễ Dữ Liệu: Dữ liệu báo cáo có thể bị trễ tới 24 giờ vì nó được lấy từ kho dữ liệu của chúng tôi, không phải theo thời gian thực.
Thời Gian Xử Lý: Thời gian "Next Run At" là khi máy chủ bắt đầu tìm nạp dữ liệu. Người nhận có thể thấy sự chậm trễ vài phút tùy thuộc vào kích thước tệp.